人事档案怎么建立
人事档案是记录个人学习、工作经历、政治面貌、奖惩情况等信息的重要资料，对于个人的职业发展、职称评定、政审等都有着至关重要的作用，以下是关于如何建立人事档案的详细步骤：
一、学籍档案的建立
| 阶段 | |
| 高中阶段 | 一般从高中开始建立学籍档案，学校会为学生创建包含个人信息（如姓名、性别、出生日期、籍贯、身份证号等）、家庭住址、家长信息、学业成绩、奖惩情况、毕业鉴定等内容的档案，这些信息由学校的学籍管理部门负责收集和整理，并妥善保管，学生的期末考试成绩、获得的三好学生、优秀班干部等荣誉称号都会被记录在案。 |
| 大学阶段 | 进入大学后，学籍档案会跟随学生到所在高校，高校会继续完善档案内容，除了基本信息外，还会增加高考相关信息（如高考准考证号、高考成绩、录取专业等）、大学期间的课程成绩、学分获得情况、社会实践经历、实习报告、毕业论文（设计）成绩、学位授予信息、在校期间的奖惩情况（如奖学金获得情况、违纪处分记录等）以及毕业鉴定等，某学生参加了学校的科研项目并获得相关证书，这一经历也会被记录进档案。 |
二、毕业后档案的转递与补充
1、就业情况
- 如果毕业后进入国有企业、事业单位、政府机关等具有档案管理权限的单位工作，单位会向毕业生发放调档函，毕业生将档案从学校转递至工作单位，单位会在原有档案基础上，继续添加工作中的表现材料，如年度考核表、专业技术职务任职资格评审材料（如果涉及）、培训经历、重要项目的参与和成果等，以一名公务员为例，其在工作中完成的各项任务的考核结果、参加的政务培训记录等都会成为档案的一部分。
- 若进入私营企业、外资企业等不具备档案管理权限的单位工作，档案一般会转递至工作单位所在地的人才交流中心或户籍所在地的人才市场进行托管，托管机构会根据单位提供的相关信息对档案进行更新，如社保缴纳记录（部分地区可能纳入档案范围）、劳动合同备案信息等。
2、未就业情况
- 毕业后未就业的毕业生，档案通常会被学校转回原籍的人才交流中心或人力资源和社会保障局，在此期间，档案中可能会增加一些就业指导服务相关的记录，如参加的就业招聘会信息、求职意向登记等，但这些内容相对较少。
三、特殊材料的归档
1、党团材料
- 对于入党积极分子、预备党员和中共党员来说，党团材料是人事档案的重要组成部分，包括入党申请书、入党志愿书、思想汇报、党课培训结业证书、转正申请书、党员思想鉴定等，这些材料由所在的党组织负责收集、整理和审核后，放入人事档案，一位预备党员在预备期内按时提交的思想汇报，详细记录了其思想成长和对党的认识，会被作为考察其是否具备转正资格的重要依据。
- 入团志愿书、入团申请书、退团材料（如有）等团组织相关材料也会一并存入档案，这些材料反映了个人在青年时期的政治追求和思想动态。
2、培训证书与职业资格证书
- 个人参加各类专业技能培训、职业资格考试所获得的证书，如计算机等级证书、英语四六级证书、会计从业资格证书（现改为初级会计专业技术资格证书）、教师资格证书等，复印件应归入人事档案，这些证书能够证明个人的专业技能水平和职业能力，有助于在职业晋升、岗位调整等方面提供参考依据，一名从事财务工作的人员获得了注册会计师证书，该证书复印件存入档案后，在其申请财务主管职位时会增加竞争力。
3、奖惩材料
- 受到各级表彰奖励的材料，如优秀员工奖状、荣誉证书、嘉奖通报等，以及违反法律法规、单位规章制度所受到的处分决定、检讨书等相关材料，都要归入人事档案，这些材料能够全面反映个人的行为表现和道德品质，某员工因见义勇为获得当地政府颁发的荣誉证书，这一荣誉记录会提升其在单位和社会中的形象；反之，若有违纪行为被处分，也会在档案中留下相应记录。
四、档案的审核与整理
1、定期审核
- 档案管理部门应定期对人事档案进行审核，确保档案材料的完整性、准确性和规范性，一般每年至少进行一次全面审核，检查档案中的材料是否有缺失、涂改、损坏等情况，各材料之间的时间顺序是否合理，内容是否前后一致等，在审核中发现某份劳动合同的起止时间与实际工作时间不符，就需要及时与相关部门或人员核实并更正。
2、整理排序
- 按照一定的分类标准对档案材料进行整理排序，通常采用时间顺序或材料性质分类相结合的方式，如先按照学籍材料、党团材料、工作材料、奖惩材料等大类进行划分，然后在各大类内部再依据时间先后排列，这样便于查阅和管理档案，提高档案利用效率，在查阅某人的工作经历时，可以迅速定位到工作材料部分，并按照时间顺序查看其在不同单位的工作情况。
建立人事档案是一个长期而系统的过程，需要个人、学校、工作单位和档案管理部门等各方的密切配合与协作，确保档案内容真实可靠、完整准确，为个人的发展和社会的管理提供有力支持。
FAQs
问题 1：如果发现人事档案中有错误信息，该怎么办？
解答：要确定错误的类型和来源，如果是由于信息录入错误导致的，如姓名拼写错误、日期错误等，应及时联系档案管理部门，提供正确的证明材料（如身份证、原始文件等），申请更正，如果是对某些评价性内容的争议，如认为处分过重或奖励不符合实际情况，可以按照单位的相关规定，向档案管理部门或上级主管部门提出申诉，并提供充分的证据来支持自己的观点，经审核属实后可进行相应的修改或调整。
问题 2：人事档案可以自己保管吗？
解答：一般情况下，不建议个人自行保管人事档案，因为人事档案具有严肃性和保密性，个人保管容易出现档案丢失、损坏、篡改等问题，影响档案的真实性和完整性，在需要使用档案进行政审、职称评定等事务时，自行保管的档案可能不被认可，应按照规定将档案存放在具有档案管理权限的单位或人才服务机构等合法场所进行托管。
小编有话说
人事档案是个人经历的忠实记录者，它承载着我们学习和工作的点点滴滴，希望大家都能重视人事档案的建立和管理，积极配合各相关方做好档案的收集、整理和更新工作，让自己的人事档案成为个人发展的有力助推器，为未来的人生道路铺就坚实的基础，毕竟，一份完整的人事档案不仅能在关键时刻证明自己的能力和品德，还能为我们开启更多的机遇之门。
